Prowadzenie wykazu czasu pracy zatrudnionych w firmie osób jest wymogiem prawnym, a więc obowiązkiem każdego pracodawcy. Niektóre firmy jednak wciąż robią to nieprawidłowo. Warto wiedzieć, że wszelkie nieścisłości w tej kwestii mogą skutkować karą grzywny, która w skrajnych wypadkach sięga nawet 30 tysięcy złotych.
Czas to pieniądz
Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy? Między innymi informacje dotyczące codziennego wymiaru czasu pracy pracownika, ale także wykonywania przez niego obowiązków w niedziele, święta, w porze nocnej oraz godzinach nadliczbowych. Wymaga się też danych dotyczących urlopów, zwolnień czy ewentualnych dyżurów. Zestawienia czasu pracy nie stosuje się jedynie w przypadku osób, które są zatrudnione w systemie zadaniowym, pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe oraz za pracę w nocy. Nie dotyczy on także osób na stanowiskach zarzadzających zakładem pracy w imieniu swojego pracodawcy.
Klasyka kontra elektronika
Ponieważ w przepisach nie widnieją żadne ograniczenia odnoszące się do formy takiego zestawienia, pracodawcy coraz częściej decydują się na elektroniczne rejestratory czasu pracy. Są one znacznie bardziej profesjonalne i wygodniejsze od prowadzenia list obecności w wersji papierowej. Dodatkowo optymalizują pracę działu kadr i zauważalnie podnoszą dyscyplinę wśród pracowników. Rejestratory czasu pracy szczególnie sprawdzają się w dużych przedsiębiorstwach – nie tylko ze względów praktycznych, ale również z uwagi na bezpieczeństwo. Aby dostać się do firmy używa się zbliżeniowej karty magnetycznej. Wyklucza to wtargnięcie do budynku osób niepowołanych.
Rejestratory odnotowują momenty wejścia, wyjścia czy wyjścia służbowego poszczególnych pracowników. Możliwość generowania licznych raportów i szczegółowych bilansów, znaczna oszczędność czasu i pieniędzy, jak również kompatybilność rejestratorów czasu pracy z programami kadrowo-płacowymi sprawia, że z roku na rok zyskują one coraz szersze grono zwolenników nie tylko wśród właścicieli korporacji.
Wygoda czy przeszkoda?
Automatyczne rejestratory czasu pracy są idealnym rozwiązaniem z punktu widzenia pracodawcy, nic więc dziwnego, że zaczynają dominować w firmach na całym świecie. Jednak etatowcy, przyzwyczajeni do klasycznej wersji kontroli wymiaru godzin w jakich przebywali na swoim stanowisku pracy, często nie reagują zbyt entuzjastycznie na taką zmianę. Żadne ich spóźnienie czy też wcześniejsze wyjście z pracy nie pozostaje już wówczas niezauważone. Niektóre firmy blokują nawet możliwość przechodzenia danego pracownika do innych działów niepowiązanych bezpośrednio z jego obowiązkami (przykładowo magazynier nie ma wstępu do biur).
Pracodawcy przyznają jednak, że po kilku miesiącach ich podwładnym udaje się przywyknąć do takiego systemu weryfikacji czasu pracy, co więcej – zaczynają doceniać zharmonizowany dzięki niemu porządek dnia, a przede wszystkim brak jakichkolwiek niejasności w późniejszym procesie rozliczania i wynagradzania przepracowanych godzin.