Pracownicy to bardzo ważne ogniwo w każdej firmie przekładające się na jej sukces lub porażkę. Niestety w szybkiej i skutecznej realizacji projektów potrzeba już czegoś więcej, niż zgranej i inteligentnej załogi. Codzienna gonitwa, postęp i spora konkurencja sprawiły, że zarządzanie projektami to prawdziwe wyzwanie.
Szybka droga do celu
O tym jak trudne jest zarządzanie projektami może opowiedzieć każdy kierownik lub dyrektor. Pośpiech i wieczny natłok obowiązków sprawiają, że nie da się już manualnie zarządzać zespołem i realizować projekty. Niezbędne są do tego odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami, które usprawniają działanie i skracają czas do minimum. Niestety w wielu firmach realizacja ich nie idzie zbyt sprawnie. Problem nie tkwi w ludziach, gdyż kadra składa się z wysoko wykwalifikowanych pracowników. Na brak płynności w działaniu ma w większości przypadków wpływ zły dobór narzędzi zarządzania lub całkowity uch brak. Często zdarza się, że ich nadmiar komplikuje sprawę, bowiem są wybierane bardzo przypadkowo i nie współgrają ze sobą zbyt dobrze. Dodatkowo wdrożenie każdego nowego programu sprawia, że osoba pracująca w jego środowisku musi się nauczyć właściwej obsługi. To wszystko zabiera czas, a finalnie nie przynosi zamierzonych efektów. Dlatego narzędzia do zarządzania projektami muszą być wybierane z głową. Przekazywanie informacji o realizacji projektu w e-mailach to już przeszłość. Dzięki zintegrowanemu programowi można śledzić postępy i szybko wyłapywać wszelkie odchylenia w pracy. Zainwestujmy w jedno, konkretne narzędzia. Zbyt wielka ilość programów wprowadzi chaos, a efekty pracy będą bardzo trudne do jednoznacznej oceny. Gdy mamy problem z doborem właściwych rozwiązań możemy skorzystać z usług firm zewnętrznych, które dostosują oprogramowanie do naszych potrzeb.
Ciągłe marnotrawstwo czasu
Kolejną przyczyną opóźnień lub miernych efektów w realizowanych celach jest marnotrawstwo czasu. W większości firm tracimy wiele czasu na czynności nie związane z realizacją danego projektu. Mowa tutaj o dyskusjach, spotkaniach, korespondencji e-mailowej. Zamiast skupić się na realizacji celów zawartych w projekcie jesteśmy rozpraszani milionem innych czynności, które nie będą miały wpływu na sukces przedsięwzięcia. Problem ten można rozwiązać wyznaczając jedną osobę w zespole do odbierania wszelkiej korespondencji skierowanej do grupy. W taki sposób wyłączymy resztę pracowników od ciągłego rozmawiania przez telefon lub tworzenia kolejnych wiadomości e-mail. Dobra organizacja czasu pracy to gwarancja sukcesu. Pamiętajmy, że w firmie nie ma czasu na chaos informacyjny, który utrudnia wszystkim pracę. Dzięki umiejętnością kierowników i odpowiednim narzędziom informatycznym można zniwelować chaos do minimum. W przejrzystym środowisku pracuje się sprawniej i efektywniej.